Az új városházi fogadótérrel javulhat az ügyfélélmény és az ügyfélkiszolgálás minősége, miközben a Városháza közösségi szelleme is erősödik.

A Városháza 20 fővel működő korszerű központi ügyfélszolgálati irodája a legnagyobbak között van a fővárosban. Az épület patinás, műemléki jellegéhez és a „kisváros a nagyvárosban” szelleméhez jobban igazodó új városházi fogadótér kialakításakor nemcsak ügyfelekben és ügyintézésben gondolkodtak, hanem – a hivatali stratégiához híven – egy olyan megoldásban, amelyben helyi közösségünk polgára szívesen látott vendégnek érezheti magát, ahol problémájának megoldásához is segítséget kap. Az új, 41 millió forintból kialakított fogadótér számos lehetőséget kínál az ügyfelek, a hozzánk forduló polgárok és a Városháza vendégeinek kulturált és komfortos kiszolgálásához – írták a budafokteteny.hu-n.

A korábbi, recepcióval összekapcsolt ügyfélkiszolgálási megoldás előkészítésébe a munkatársakat nem vonták be. Az új városházi fogadótér kialakításának tervezése ezzel szemben a hivatali belső a nyilvánosság számára is nyitott volt, az érintettekkel egyeztetett és elfogadott megoldás eredménye.

A visszajelzéseken alapuló elvek közül csupán néhány:

• minden vendég, ügyfél egy kapun jön be a Városházára, mindenki számára közös és kellemes élmény a fogadtatás, amely ráhangolja az embereket a találkozásra,
• a belső tér méltó folytatása a Városháza és környéke méltóságteljes – “a város háza” – üzenetének: “e közösség tagjaként, vendégeként fogadunk”,
• a pultnál – ha volt előzmény – már ismerősként fogadnak, szívélyesen teremtik meg a kapcsolatot azzal, aki válaszol, intézkedik, továbbkalauzol,
• ezt az a megoldás teszi lehetővé és teljessé, hogy a fogadópult egyben a telefon- és kommunikációs központ is, ahová a külső kapcsolatok becsatornázódnak, 
• a személyes kapcsolatot igénylő ügyintézés ebben a tágas térben történik, az anyakönyvi ügyintézés zártabb helyen van, az ügyintéző az időpontra érkezik,
• a hálózati számítógépes rendszer lehetővé teszi, hogy a fogadótér munkahelyén az ügyintéző minden adatot lásson, amire a személyes megbeszéléshez szüksége van,
• a megoldás lehetővé teszi további, új segítő szolgáltatások – pl. ügysegédlet, jogsegély, tanácsadás, IT-mentorálás – biztosítását, amire a jövőben igény mutatkozhat,
• a fogadótér – a már kialakult gyakorlatot erősítve – önmagában is egy kommunikációs csatorna, a jogszabályok által is megkövetelt nyilvános közzététel színtere is,
• az ügyfélszolgálati idő a polgárok igényeihez igazodik:

Hétfőn és szerdán: 7.30-18.30-ig
Kedden és csütörtökön 7.30-tól 16.30-ig
Pénteken: 7.30-tól 14.30-ig

• számítani lehet rá, hogy a városközpont egyik kellemes helyeként, találkozópontként is használni fogják polgáraink a Városháza fogadóterét.